Kamu ihalelerine katılan şirketlerin teklif hazırlama sürecini sadece mali ve teknik yönleriyle değil, aynı zamanda hukuki çerçeveden de dikkatle yürütmesi gerekmektedir. Şirketlerin kamu ihalelerine katılırken yaptıkları küçük görünen bazı hatalar, teklifin tamamen geçersiz sayılmasına ve ihaleden elenme sonucu doğurmasına sebep olabilmektedir. Bu süreçlerde, özellikle teklif mektubu, teminat ve şartname uyumu gibi kritik noktalarda bir hukukçudan önleyici danışmanlık hizmeti almak, sorunların mahkemeye intikal etmesinin önüne geçerek zaman ve para kaybını önlemektedir. Bu yazımızda, uygulamada sık karşılaşılan ve Danıştay/İdare Mahkemesi kararlarında da sıkça yer bulan “teklifin geçersiz sayılmasına yol açan 4 kritik hata” hukuki çerçevede ele alınacaktır. Şirketinizin hukuki sorunun tayin edilmesi ve açıklanan nedenler dışında bir hukuki sorununuzun bulunması durumunda büromuzun danışmanlık hizmetinden yararlanabilirsiniz.
Teklif Mektubunun Usule Uygun Hazırlanmaması
Teklifinizin içerik bakımından iyi olması, teklif mektubunuzda bulunan usuli bir hata nedeniyle ihale dışı bırakılmanızı engellemez. Dolayısıyla teklif mektubunuzu hazırlarken ilgili kanun ve mevzuatlarda belirtilen şekil şartlarına uygun hazırlamanız gerekir.
İhale şartı olan teklif mektubu, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, Kamu İhale Genel Tebliği ve sair mevzuatlarla eksiksiz olarak düzenlenmiştir. Ayrıca mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri ihalelerine yönelik hazırlanan uygulama yönetmeliklerinde de teklif mektubunun ayrı ayrı şekil şartları öngörülmüştür. Aynı şekilde Danıştay içtihatlarına göre ilgili Kanun ve mevzuatlarda öngörülen şekil şartlarına aykırılık taşıyan teklif mektupları doğrudan ihale dışı bırakılma sonucu doğurur.
Teklif mektubunda bulunan ufak bir hata geri alınamaz sonuçlara sebep olabilir ve zeyilname harici yapılan hatanın geri alınması mümkün değildir. Hukuki usul ve şekil şartlarını eksiksiz taşıyan bir teklif mektubu hazırlanması için büromuzla iletişime geçebilirsiniz.
Geçici Teminatın Eksik veya Uygun Olmaması
Geçici teminat, kamu ihalelerinde isteklilerin tekliflerinin ciddi olduğunu ve ihalenin gereklerini yerine getirme iradesine sahip olduklarını göstermek amacıyla, teklifleriyle birlikte sundukları güvence bedelidir.
Geçici teminat mektubunda; teminata konu ihale adı, ihale kayıt numarası, tam tutar, geçerlilik süresi ve teminat mektubu şekli (bankanın kefalet taahhüdü) açıkça yazılmalı, teminat tutarı hesaplanırken %3 veya ihale dokümanındaki oran korunmalıdır. Teminat mektubunu bankadan alırken şablonun Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen örneğe uygun olmasına dikkat edilmelidir. Mektubun üstünde yazılı olan son geçerlilik tarihi teklif süresini aşmalı, belgenin vadesi yeterli olmalıdır.
Eksik veya süresi kısa olan teminat mektupları zeyilname harici düzeltilmez; bu nedenle, teklif vermeden önce mutlaka miktar, süre kontrolü ve yukarıda özet hali sayılan kontroller yapılmalıdır.
İhale Şartnamesine Aykırı Teklif Verilmesi (Fiyat/Kapsam Hatası)
Fiyat/kapsam hatası, özellikle mal alımı ve yapım işleri ihalelerinde sıkça rastlanılan bir hatadır. Şartname hükümlerini ihlal eden teklifler doğrudan geçersiz sayılır. Fiyat dışı unsur veya ihalede yasaklanan alternatif teklif sunulması da şartname ihlalidir. Ayrıca, birim fiyat cetvelindeki aritmetik hatalar ve eksik imzalar da uygulamada sıkça rastlanan hatalardır; örneğin tek sayfalık birim fiyat cetvelinde imza/kaşe bulunmaması teklifin usule uygun olmamasına neden olmaktadır. Ve bu ufak hata dahi teklifin geçersizliğine sebep olmaktadır. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 37. maddesi gereğince; “hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya şartlara aykırılığın düzeltilmesi amacıyla teklif sahiplerinden açıklama istenmez.” Bu nedenle şartname gerekliliklerini karşılamayan teklif, teklif olarak kabul edilmez.
İhale sürecinde şartnamenin baştan sona dikkatle incelenmesi, teklif formunda tüm fiyat alanlarının eksiksiz doldurulması, birim fiyat cetvelinde toplamların doğru hesaplanması gerekmektedir. Aksi halde doğrudan ihaleden men sonucuyla karşılaşılabilir.
Teklif Zarfına İlişkin Usul Hataları
Teklif zarfı, isteklinin kamu ihalesine sunacağı teklif mektubu, geçici teminat, yeterlik belgeleri ve diğer tüm zorunlu evrakları eksiksiz ve düzenli biçimde içine koyduğu, kapalı ve mühürlü bir zarf ya da elektronik dosyadır. Uygulamada çoğunlukla elektronik dosya olarak hazırlanıp sunulmaktadır.
Teklif zarfı elektronik ortamda EKAP sistemi üzerinden sunulur. Sistem içerisinde temel olarak 4 ana sekme bulunur; teklif mektubu ve birim fiyat cetveli, geçici teminat bilgileri, yeterlik bilgileri tablosu ve ihale dokümanında talep edilen diğer belgeler.
Teklif zarfı usule uygun değilse; ihale komisyonu tarafından tutanakla belirlenerek açılmadan iade edilir. Dolayısıyla teklif zarfında bulunan en ufak usul hatası, teklifin tümden elenmesine yol açabilir. Teklif zarfı ihaleye katılma sürecinin son aşamasıdır. Tüm gerekli belgelerin toplu bir şekilde idareye sunulduğu bu aşamada atlanacak ufak bir usuli hata doğrudan ihaleden men sonucu doğurabilir.
Teklif mektubu, geçici teminat, yeterlik belgeleri ve diğer tüm zorunlu evrakların bir arada sunulduğu; ihaleye katılım sürecinin son aşaması olan teklif zarfının eksiksiz ve hukuki çerçevede hata içermeyen bir biçimde hazırlanması için ihale hukuku alanında hizmet vermekte olan büromuzdan hukuki danışmanlık hizmeti alabilirsiniz. Böylece hem teklifin geçersiz sayılması riski azalır hem de ihale süreci firmanız için daha güvenli ilerler.
